Konferenzen planen – was sollte bedacht werden?

Posted By on March 24, 2016

Konferenzen sind komplexe Veranstaltungen, bei der eine umfassende Vorbereitung unerlässlich ist. Wie bei jeder Veranstaltung gilt es, schon frühzeitig mit der Planung zu beginnen, damit das Event erfolgreich abläuft. Die Organisation kommt einem zu Beginn gar nicht so viel vor, doch letzten Endes sind es die vielen kleinen Dinge, die Zeit rauben und am Ende zu Stress führen. Daher hier ein paar Tipps, wie ein gelungenes Management einer Konferenz aussehen kann.

Budgetplanung
Bevor Sie überhaupt etwas beginnen zu planen, sollte der finanzielle Rahmen abgeklärt sein. Wie viel Geld ist für die Planung und Durchführung der Konferenz vorhanden? Gibt es Einschränkungen – also sind verschiedene Anteile des Budgets für bestimmte Ausgaben angesetzt? Wenn Sie diesen Rahmen kennen, können Sie alles weitere besser einkalkulieren oder gleich erkennen, wo Sie Geld einsparen können.

Teilnehmer und Sprecher

Wir nehmen an, Sie wissen bereits, zu welchem Thema die Konferenz stattfinden soll. Das ist in der Regel der Fall, schließlich kommt man nicht auf die Idee, eine Konferenz zu halten, wenn gar kein Grund vorliegt. Eventuell haben Sie bereits eine Vorstellung, über welche Themen referiert werden soll oder welche Punkte besprochen werden sollen. Das ist hilfreich, wenn es um die Akquise geeigneter Sprecher geht, die Präsentationen halten sollen. Eine bunte Mischung zum Thema ist hilfreich, damit die Konferenz ein Erfolg wird und möglichst viel Wissen verbreitet wird. Einladungen an Teilnehmer und Anfragen an die potenziellen Vortragenden sollten relativ früh herausgegeben werden, damit Ersatz gefunden werden kann, sollte es zu Absagen kommen. Wartelisten und die Anfrage mehrerer Sprecher ist sinnvoll. Bei genügend Zusagen kann mit der genauen Tagesordnungsplanung begonnen werden.

Organisation der Location

Wenn Umfang der Teilnehmer und Budget klar ist, können die Planungen zum Austragungsort beginnen. Am besten schon frühzeitig Anfragen senden, da gefragte Locations oft Monate im Voraus ausgebucht sind. Wenn Sie in Würzburg eine Konferenz planen, eignet sich beispielsweise eine Anfrage im Novum Businesscenter (http://www.tagungwuerzburg.com/), da es zentral gelegen ist und für viele Tagungen und Konferenzen erfolgreich in Anspruch genommen wird.Wichtig ist auch, darauf zu achten, dass viele Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe bestehen, damit auch Teilnehmer, die von weiter weg anreisen weniger Stress haben.

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